Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Tennisvereniging Langeland te Krimpen aan den IJssel

ALGEMEEN
Dit Huishoudelijk Reglement (HHR) is in samenhang opgesteld met de
Statuten van de Tennisvereniging Langeland, gevestigd te Krimpen aan den IJssel en
omvat o.a. informatie conform de Algemene Verordening Persoonsgegevens (Wet AVG).

AANMELDEN EN TOELATEN VAN NIEUWE LEDEN
AANMELDEN
Artikel 1
Lid 1
Om lid te worden en daarmee deel te kunnen nemen aan de diensten en activiteiten van
TV Langeland vraagt het Bestuur m.b.v. het aanmeldingsformulier op de website, als
bedoeld in art. 5, lid 1 van de Statuten, om:
- een aantal persoonsgegevens van het (nieuwe) lid,
- de toestemming van het desbetreffende (nieuwe) lid voor,
o het gebruik van deze persoonsgegevens om uitvoering te kunnen geven aan alle
diensten en activiteiten van de vereniging,
o het in het openbaar publiceren van foto’s, gemaakt tijdens de door TV Langeland
georganiseerde activiteiten, bv. ten behoeve van de promotie van de vereniging,
Voor juniorleden tot 16 jaar geldt dat de vereniging de desbetreffende ouders
toestemming vraagt om foto’s van hun kind(eren) te publiceren.
Lid 2
Het Bestuur is eigenaar van de desbetreffende persoonsgegevens, en deelt deze
persoonsgegevens waar noodzakelijk met bv. de KNLTB.
TV Langeland heeft met de KNLTB een overeenkomst gesloten ten behoeve van het delen
en gebruiken van desbetreffende persoonsgegevens waarop het privacy reglement van de
KNLTB van toepassing is.
Het Bestuur ziet nadrukkelijk toe op het zorgvuldig gebruik van deze persoonsgegevens
conform de binnen de TV Langeland geldende privacyregeling (artikel 26 van dit HHR).
Lid 3

De leden dienen wijzigingen in hun persoonsgegevens ten spoedigste schriftelijk of per e-
mail door te geven aan de ledenadministratie.

TOELATEN VAN NIEUWE LEDEN
Artikel 2
Het bestuur beslist over het toelaten van nieuwe leden, onverminderd art.5 van de
Statuten.

Artikel 3
Bij een dreigende onjuiste verhouding tussen het aantal leden en de beschikbare
tennisvelden kan het bestuur het toelaten van nieuwe leden tijdelijk opschorten.
De secretaris plaatst degenen, die dit tijdelijk opschorten aangaat, in volgorde van
aanmelden op een wachtlijst.

RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE LEDEN
RECHTEN
Artikel 4
Lid 1
Conform de KNLTB reglementen maakt TV Langeland onderscheid tussen:
senior- en juniorleden.
Binnen de hierboven genoemde categorieën hanteert de vereniging verschillende typen
lidmaatschap (inclusief bondslidmaatschap), te weten het lidmaatschap voor:
- het verenigingsjaar met de rechten conform artikel 5 van dit HHR voor de periode
beginnend op de dag van aanmelding/inschrijving tot 1 april van het daaropvolgende
verenigingsjaar,
- de zomer challenge, met de rechten gebruik te maken van de tennisvelden en het
clubgebouw en deel te nemen aan activiteiten voor de maanden juni, juli en augustus
van het desbetreffende verenigingsjaar,
(zomer challenge lidmaatschap),
- de winter challenge, met de rechten gebruik te maken van de tennisvelden en het
clubgebouw en deel te nemen aan activiteiten voor de maanden november, december
en januari van het desbetreffende verenigingsjaar,
(winter challenge lidmaatschap),
- de competitie met het recht namens TV Langeland deel te nemen aan een of meerdere
KNLTB competities en open toernooien (competitie lidmaatschap).
Bovendien kent de vereniging ondersteunende leden, zij hebben geen recht om gebruik te
maken van de tennisvelden en hebben geen bondslidmaatschap, maar zijn echter wel
welkom in het clubgebouw.
Lid 2
Als het lidmaatschap niet voor 1 januari van het lopend verenigingsjaar is opgezegd dan
wordt het lidmaatschap voor een verenigingsjaar jaarlijks automatisch gecontinueerd.
Artikel 5
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten, wedstrijden en andere evenementen
van de vereniging aanwezig te zijn, met uitzondering van bestuurs- en
commissievergaderingen.
Tot het bijwonen van bestuurs- of commissievergaderingen zijn gerechtigd degenen, die
deel uitmaken van het bestuur resp. de desbetreffende commissie, of uitgenodigd zijn tot
het bijwonen van de desbetreffende vergadering.

Artikel 6
Gedurende de periode dat de tennisleraar een verbintenis heeft met de vereniging kan
hij(zij), gelijk de leden, vrijelijk gebruik maken van alle verenigingsfaciliteiten en
deelnemen aan de door de vereniging georganiseerde toernooien.
Op uitnodiging van het bestuur kan hij/zij de algemene vergaderingen bijwonen.

PLICHTEN
Artikel 7
Lid 1 werkzaamheden:
a. Leden dienen bereid te zijn werkzaamheden voor de vereniging te verrichten.
b. Bij het verrichten van werkzaamheden voor de vereniging zijn de leden verplicht zich
strikt te houden aan de desbetreffende reglementen (zoals: het HHR, bar-, baan-,
toernooireglement).
Deze reglementen zijn in overleg met de betrokken commissie door het bestuur
vastgesteld en kunnen sancties of vergoedingen bevatten op het niet vervullen van die
werkzaamheden.
c. Overeenkomstig artikel 8, eerste lid, van de Statuten worden de inhoud van de sancties
en de hoogte van de vergoedingen bepaald.
Lid 1a verplichte bardiensten:
In het kader van de werkzaamheden vernoemd in artikel 7, lid 1 van dit HHR vervullen alle
seniorleden verplicht bardiensten.
Het Bestuur stelt het aantal te vervullen bardiensten vast.
De barcommissie stelt de seniorleden met behulp van de digitale Nieuwsbrief en de TV
Langeland Website twee keer per verenigingsjaar tijdig in kennis wanneer zij dienen in te
inschrijven voor de bardienst(en) in de desbetreffende periode.
Uitgezonderd van bovenstaande verplichting tot het vervullen van bardiensten zijn:
- leden met een winterperiode - of zomer - of winter challenge lidmaatschap,
- competitieleden,
- ondersteunende leden,
- seniorleden, die vanwege fysiek en/of mentaal ongemak geen bardiensten kunnen
vervullen.
Zij dienen daartoe een schriftelijk verzoek in bij het bestuur.
De beoordeling van dit verzoek is aan het bestuur en heeft een bindend karakter.
- seniorleden van 75 jaar en ouder.
Degene die op vrijwillige basis wel een bardienst wenst te vervullen geeft dat aan bij
de barcommissie.
Bestuurs- en commissieleden kunnen uitgezonderd worden van de verplichting tot het
vervullen van bardiensten.

Lid 1b: afkopen van bardiensten
Seniorleden zijn verplicht om minimaal één bardienst te draaien, de overige bardiensten
kunnen afgekocht worden.

Indien de verplichte bardienst niet wordt uitgevoerd, wordt hiervoor een boete opgelegd.
Het bestuur stelt de hoogte van het afkoopbedrag en de boete per bardienst vast.
Lid 1c: sanctie niet voldoen aan inplannen bardiensten
Leden die niet binnen de door de barcommissie aangegeven termijn voldoen aan het
inplannen van hun verplichte bardienst(en) worden geacht hun bardienst(en) af te kopen.
Deze leden ontvangen via Clubcollect een betaalverzoek voor de door hen niet ingeplande
bardiensten conform de in artikel 7 lid 1b van dit HHR vastgelegde afkoopbedragen.
Lid 2:
Alle senior- en juniorleden zijn verplicht zich strikt te houden aan het op het tennispark
van de vereniging geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge
aanwijzingen dienaangaande van het Bestuur en commissieleden in functie.
Lid 3:
Het is niet toegestaan in het clubgebouw te roken.
Artikel 8 contributie
Lid 1: hoogte van het bedrag aan contributie
Het Bestuur stelt jaarlijks op de algemene vergadering voor elke categorie en voor elk type
lidmaatschap het bedrag aan contributie vast.
Het bijgestelde contributiebedrag gaat in op 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar.
Voor leden die tijdens het seizoen lid worden van de vereniging geldt een bedrag aan
contributie naar rato van het aantal resterende maanden van het lopende verenigingsjaar.
Lid 2: wijze van innen van de contributie
Alle leden zijn verplicht de contributie te voldoen op een door het Bestuur aan te geven
wijze.
Namens het Bestuur geeft de ledenadministratie uitvoering aan het innen van de
contributie.
Bij het innen van de contributie maakt TV Langeland gebruik van de webapplicatie
ClubCollect (KNLTB). Deze applicatie biedt de leden de keuze om in 1 of meerdere
termijnen digitaal te betalen. Bij het gespreid betalen in meerdere termijnen kan per inning
een bijdrage in de administratiekosten gelden. De leden kunnen zelf kiezen op welke datum
in de desbetreffende maand het automatisch innen van de contributie plaatsvindt.
Lid 3: uitstel/reductie van betaling contributie
Het bestuur kan in daartoe geëigende gevallen uitstel van betaling resp. reductie van de
contributie verlenen, mits hiertoe door de betrokkene(n) schriftelijk een zodanig verzoek
aan het bestuur wordt gericht.
Het besluit van het bestuur is bindend.

Lid 4: herinnering tot betalen

De leden die 14 dagen na de overeengekomen datum van het geautomatiseerd innen nog

niet hebben voldaan aan hun contributieverplichting, ontvangen vanuit ClubCollect per e-
mail een eerste herinnering tot het betalen van de contributie.

Indien 14 dagen later het desbetreffende lid nog steeds niet heeft voldaan aan de
contributieverplichting dan stuurt ClubCollect een tweede herinnering per e-mail.
Daarna neemt de Ledenadministratie van de vereniging het innen van de contributie over,
waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van een incassobureau.
Lid 5:
a. Leden die het volgende verenigingsjaar ondersteunend lid willen worden, dienen dit
schriftelijk bij het bestuur aan te vragen.
Deze aanvraag kan ook betrekking hebben op een gedeelte van het volgende
verenigingsjaar.
b. Het bestuur kan ingediende aanvragen tot het veranderen van het type lidmaatschap,
behandelen als onder onderdeel a, wanneer dit het gevolg is van lichamelijke
omstandigheden,
c. In gevallen waarin ten gevolge van lichamelijke omstandigheden acuut de tennissport
niet beoefend kan worden, kan het bestuur een beslissing nemen met betrekking tot
de overgang naar het ondersteunend lidmaatschap.
d. De beslissingen bedoeld in a., b. en c. kunnen inhouden dat het ondersteunend
lidmaatschap voor een gedeelte van het verenigingsjaar van toepassing wordt
verklaard. Artikel 8 lid 3 van de Statuten is dan van toepassing.

e. Het ondersteunend lidmaatschap eindigt door opzeggen of door aanmelden als junior-
of seniorlid.

Artikel 6, lid 2 der Statuten is van toepassing bij opzeggen.
f. Bij aanmelden als lid gedurende het seizoen wordt een proportionele korting op de
contributie toegepast naar rato van het aantal volle kalendermaanden dat men geen
lid was.

SCHORSEN VAN LEDEN
Artikel 9
Van het schorsen als bedoeld in art. 7 van de Statuten stelt het bestuur het betrokken lid,
na een procedure van hoor- en wederhoor, binnen acht dagen na het desbetreffende
bestuursbesluit schriftelijk in kennis.
Het bestuur kan, zo het daartoe gronden aanwezig acht, het schorsen opheffen.
Van het schorsen en a fortiori van het ontzetten uit het lidmaatschap wordt door het
bestuur een bericht gezonden aan de KNLTB.

BESTUUR
Artikel 10
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het
bestuurslidmaatschap te aanvaarden.
Hij(zij) is bevoegd tot bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van
het woord en het daarin uitbrengen van zijn(haar) stem.

Dit stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend.
Artikel 11
Bestuursleden zijn voor een duur van vier jaar gekozen en kunnen zich daarna voor een
tweede periode van vier jaar herkiesbaar stellen.
Bij een wijziging in het bestuur dienen minimaal twee leden aan te blijven.
Het bestuur stelt een rooster van aftreden vast.
Bij tussentijdse verkiezing tot bestuurslid neemt benoemde op het rooster van aftreden de
plaats in van degene die hij(zij) vervangt.
Artikel 12
In de eerste bestuursvergadering volgend op de algemene vergadering kiest het bestuur
uit de leden een vicevoorzitter. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens
werkzaamheden waar.
Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of een ander bestuurslid neemt één of meer door het
bestuur uit haar midden gekozen leden diens werkzaamheden waar.
In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige
laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 13
Alle bestuursleden zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat betekent dat zij
zullen handelen als bestuurder en niet als privé-persoon, zowel intern (binnen de
vereniging) als extern (in relatie met derden).

TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET BESTUUR
Artikel 14
Het bestuur is verplicht om binnen het kader van zijn bevoegdheden al datgene te
verrichten wat in het belang van de vereniging wordt vereist voor zover zulks niet behoort
tot de bevoegdheden van de algemene vergadering.
Het bestuur is tenminste gehouden op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij
te houden van:
a) persoonsgegevens van de in art.4 van de Statuten bedoelde personen;
b) presentielijsten en notulen van alle algemene en bestuursvergaderingen;
c) de bezittingen en schulden, inkomsten en uitgaven van de vereniging.
Van de onder a. bedoelde administratie moet aan het desbetreffende lid dat daar om
verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt van de door de TV Langeland
geregistreerde persoonsgegevens van dit lid.
Het bestuur is belast met de voorbereiding van al datgene wat aan de algemene
vergadering ter overweging en beslissing zal worden voorgelegd en draagt zorg voor de
uitvoering van de besluiten van de algemene vergadering.
Artikel 15

Het bedrag als bedoeld in art. 10, lid 3, sub c van de Statuten wordt gesteld op € 5.000,-
ex BTW.

Artikel 16
Het bestuur hanteert het vier-ogen-principe bij uitgaven boven € 1000,-. Dat betekent dat
er altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen. Verder heeft niet
alleen de penningmeester, maar tenminste één ander bestuurslid cq de accountant ook
altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken.
Bij uitgaven boven € 1000,- worden meerdere offertes aangevraagd bij verschillende
leveranciers. De offertes worden door het bestuur besproken en de besluitvorming wordt
schriftelijk vastgelegd.
Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging,
zodat achteraf duidelijk is wat is afgesproken.

BESTUURSVERGADERINGEN
Artikel 17
Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of de meerderheid van het bestuur dit
noodzakelijk acht.
Indien aan een daartoe strekkend verzoek van de overige bestuursleden niet binnen 28
dagen na indienen van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf bevoegd tot
bijeenroepen van de bestuursvergadering.
Artikel 18
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een
agenda aan ieder bestuurslid tenminste 3 dagen vóór de datum van vergadering.
De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle
leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te
verdagen.
Artikel 19
Geldige besluiten kunnen op een bestuursvergadering slechts genomen worden, wanneer
tenminste de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is.

ALGEMENE VERGADERINGEN
Artikel 20
De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten voortvloeiende
punten, ieder voorstel dat tenminste zeven dagen vóór de algemene vergadering door
tenminste vijf leden, geen bestuursleden zijnde, schriftelijk bij de secretaris is ingediend,
alsmede al hetgeen de tot het bijeenroepen van de vergadering bevoegden daarin wensen
op te nemen.

Artikel 21
Alle op de agenda van de algemene vergadering voorkomende punten worden in die
vergadering aan de orde gesteld en behandeld, tenzij bij de aanvang van de vergadering
geconstateerd is dat het vereiste quorum niet aanwezig is.
De voorzitter heeft in deze algemene vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd
van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren alsmede de vergadering te schorsen of te
verdagen.

KANDIDAATSTELLING
Artikel 22
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris
geschiedt door het bestuur en/of tenminste vijf leden, geen bestuurslid zijnde.
Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat
de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.
Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van
een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de
gestelde kandidaat, uiterlijk 48 uur vóór de desbetreffende vergadering.
Door de algemene vergadering kan slechts een persoon gekozen worden, die kandidaat is
gesteld op de wijze geregeld in de Statuten en dit Huishoudelijk Reglement.

BESLUITVORMING
Artikel 23
Verlangen alle aanwezigen leden geen stemming met betrekking tot een op de algemene
vergadering aan de orde gesteld voorstel, dan wordt gerekend dat het voorstel is
aangenomen. In alle andere gevallen wordt tot stemming overgegaan.
Een stemgerechtigd lid mag maximaal drie volmacht stemmen uitbrengen.
Een volmacht moet schriftelijk zijn verleend. Volmachten dienen aan de secretaris te zijn
overhandigd vóór het begin van een algemene vergadering.
Artikel 24
Indien meerdere personen voor één functie kandidaat gesteld zijn, volgt een stemming.
Ter bepaling van het resultaat van de stemming blijven ongeldige en blanco stemmen
buiten beschouwing.
Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders en/of meer is aangegeven dan
noodzakelijk is voor het uitbrengen van een stem.
Artikel 25
Een besluit van of benoeming door de algemene vergadering, niet rechtstreeks betrekking
hebbend op een agendapunt van deze vergadering is ongeldig onverminderd het bepaalde
in artikel 16, leden 9 en 10 van de Statuten.
Een uitzondering op het hiervoor bepaalde geldt, indien een zodanig besluit naar het
oordeel van het bestuur als urgent wordt beschouwd en geen uitstel duldt.

Mits het zodanige besluit geen ontzetting, Statutenwijziging of ontbinding van de
vereniging omvat, of een op deze wijze benoemde is gekozen met tenminste twee/derde
van het aantal geldig uitgebrachte stemmen, blanco stemmen daaronder niet inbegrepen.

COMMISSIE
Artikel 26
De algemene vergadering kan, ingevolge artikel 10 lid 5 van de Statuten, leden in één of
meerdere commissies benoemen met algemene of bijzondere opdrachten Deze algemene
of bijzondere opdrachten mogen zich niet uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden
van de bedoelde commissie(s).
Deze door de algemene vergadering ingestelde commissie(s) en de eventueel door het
bestuur te benoemen commissie(s) blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de
instantie, die hen heeft benoemd.
Bij of na benoeming kunnen de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie
worden geregeld of gewijzigd.
Het bestuur kan te allen tijde de commissie(s) ontbinden met uitzondering van de
commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten.
Ook kan het bestuur één of meer leden van een commissie ontslaan dan wel vervangen
door andere(n).
De commissies hebben geen verantwoordelijkheden op het vlak van toezicht, zoals
genoemd in de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen(WBTR)
Artikel 27
De commissie bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten bestaat uit twee telkens voor
één jaar benoemde leden, aangevuld met een plaatsvervangend lid.
Dit plaatsvervangende lid:
- neemt bij ontstentenis van één van de commissieleden diens plaats in, en
- neemt in het volgend verenigingsjaar bij voorkeur tijdens de door de algemene
vergadering hernieuwde benoeming van de commissieleden de plaats in van het lid,
dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Een lid van deze commissie kan maximaal vijf maal achtereenvolgend gekozen worden.

ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING/PRIVACY REGLEMENT
Artikel 28
In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hanteert het
Bestuur de volgende procedures voor wat betreft het vastleggen en veilig bewaren van
noodzakelijke en daarmee functionele persoonsgegevens.
Lid 1
Persoonsgegevens en privacy
- het bestuur is eigenaar van de persoonsgegevens van alle leden (ledenbestand) en
draagt derhalve zorg en verantwoording voor het zorgvuldig registreren, muteren,
bewaren en gebruiken daarvan,

- het bestuur draagt er nadrukkelijk zorg voor dat de persoonsgegevens in het
ledenbestand slechts gebruikt worden t.b.v. de activiteiten en diensten binnen de
vereniging. Functionaliteit en noodzaak zijn daarbij de gehanteerde criteria,
- zonder toestemming van het desbetreffende lid mag door het bestuur en een van de
(commissie)leden geen persoonsgegevens van het betreffende lid ter beschikking
gesteld worden van derden binnen en buiten de vereniging,
- de database van het ledenbestand van de vereniging omvat de volgende
persoonsgegevens:
o voorletter(s), voornaam, naam, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, adres,
postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), IBAN, e-mailadres, bondsnummer*,
Clublidnummer, de speelsterkte voor enkel resp. dubbelspel*, type lidmaatschap,
commissie lid, vrijwilligers werk, noc nsf certificaat, baanreserveringen en financiële
gegevens (betaald/openstaand Clubcollect).
* aangevuld door KNLTB i.v.m. het spelen van competitie en toernooien
- de ledenadministratie van de vereniging, daartoe geautoriseerd/gemandateerd door
het bestuur:
o draagt zorg voor het automatisch inlezen van de persoonsgegevens van het
desbetreffende (nieuwe) lid, ingevuld op het aanmeldformulier op de website, in de
database van het ledenbestand (in KNLTB Club), en
o draagt zorg voor het verwerken van de eventuele mutatie(s) in de
persoonsgegevens in de database van het ledenbestand (in KNLTB Club),
de ledenadministratie deelt de (mutaties in de) persoonsgegevens met de KNLTB via
KNLTB Club. In dit geval geldt ook het KNLTB privacyreglement naast de
privacyregeling van de vereniging.
- het ledenbestand van TV Langeland is voor leden inzichtelijk binnen KNLTB Club.
- een bestuurslid autoriseert een commissie(lid) voor het gebruik van (een deel van) de
persoonsgegevens uit het ledenbestand om invulling te geven aan de taken van de
desbetreffende commissie.
Bij het verlenen van deze toegang herinnert het bestuurslid de desbetreffende
commissie aan het handelen conform art.28 lid 1 en 2 van dit HHR.
Functionaliteit vormt derhalve het criterium voor het verkrijgen van toegang tot (een
deel van) de persoonsgegevens uit het ledenbestand,
- het deelbestand is gehuisvest op de pc/tablet van het desbetreffende geautoriseerde
commissielid met de restricties in het gebruik gebaseerd art. 28 lid 1 en 2 van dit HHR.
- voor het uitvoeren van diverse operationele taken, zoals o.a. de financiële
administratie, het afhangen van tennisvelden vanuit huis, het incasseren van de
contributie, het openen van het clubgebouw, het gebruiken van de TV Langeland
Website en het plannen van bardiensten maakt de vereniging gebruik van extern door
professionele IT organisaties ontwikkelde webapplicaties.
Het gebruik van dergelijke webapplicaties is een dynamisch proces wat jaarlijks aan
wijzigingen onderhevig kan zijn.
- bij het noodzakelijk gebruik van persoonsgegevens door externe organisaties (bv.
KNLTB) sluit het bestuur met de desbetreffende organisatie een
verwerkingsovereenkomst, zodat naast de privacyregeling van de vereniging ook die
van de vigerende organisatie van toepassing is.
Lid 2
Beveiligen van de persoonsgegevens
- In het kader van de beveiliging van de persoonsgegevens, zodat misbruik of verlies zo
veel mogelijk wordt voorkomen, functioneert het dagelijks bestuur als contactpersoon
gegevensbescherming met als taken:

o het bijhouden van een digitaal overzicht van alle categorieën persoonsgegevens die
binnen de vereniging worden verwerkt,
o het bijhouden van een digitaal overzicht van de gebruikers binnen de verenging
incl. (het deel van) de persoonsgegevens waarover zij beschikking hebben,
o het bijhouden van een digitaal overzicht van de externe organisaties die toegang
hebben tot de persoonsgegevens incl. over welke persoonsgegevens zij de
beschikking hebben,
o het nemen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen
die een passend en adequaat beveiligingsniveau bieden,
o het bij een datalek binnen 72 uur onverwijld in kennis stellen van de Autoriteit
Persoonsgegevens,
o het meewerken aan verzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens.

GRENSOVERSCHRIJDEND GEDRAG
Artikel 29
Net als in de maatschappij komt ook in de sportwereld grensoverschrijdend gedrag voor.
Deze vorm van gedrag wijst het bestuur nadrukkelijk af.
De voorzitter van de vereniging is het aanspreekpunt voor leden die binnen de vereniging
geconfronteerd worden met grensoverschrijdend gedrag. Mocht de voorzitter deel
uitmaken van het door een van de leden gesignaleerd grensoverschrijdend gedrag dan
neemt de secretaris de functie van aanspreekpunt over.
Na de formele melding stelt het bestuur een onderzoek in waarbij hoor- en wederhoor
onderdeel uit maakt van de procedure.

AANSPRAKELIJKHEID EN SCHADE
Artikel 30
De vereniging kan niet aansprakelijk gesteld worden voor:
a op of bij de tennisvelden toegebracht letsel;
b schade aan of diefstal van eigendommen van leden of derden op of bij de tennisbanen
aanwezig.
Artikel 31
Schade toegebracht aan de vereniging of een harer bezittingen, (mede) veroorzaakt door
een lid, kan door de vereniging geheel of ten dele op het desbetreffende lid worden
verhaald.

WIJZIGING VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Artikel 32
Het huishoudelijk reglement van de vereniging kan worden gewijzigd door een besluit van
de algemene vergadering, mits het oproepen tot deze vergadering tenminste twee weken tevoren heeft plaatsgevonden en in de agenda van de algemene vergadering het voorstel
tot wijziging is vermeld.
Artikel 33
Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement moet worden genomen met een
meerderheid van tenminste twee/derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen in een
vergadering, waarin tenminste een/vijfde van het aantal stemgerechtigden aanwezig is.
Is niet een/vijfde van de hiervoor bedoelde leden aanwezig dan wordt binnen twee weken
daarna een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden, waarin over het voorstel,
zoals dat in de vorige vergadering aan de orde is geweest, ongeacht het aantal aanwezige
leden, kan worden besloten, mits met een meerderheid van twee/derde van de
uitgebrachte stemmen.
De wijzigingen van het huishoudelijk reglement treden in werking na afloop van de
vergadering, waarin het besluit tot wijziging is genomen.

KLEUREN VAN DE VERENIGING
Artikel 34
De kleuren van de vereniging zijn blauw-rood.

VERENIGINGSORGAAN
Artikel 35
Sinds een aantal jaren vormt de digitale Nieuwsbrief het doorslaggevende medium
waarmee het bestuur en de commissies communiceren met de leden.
Deze digitale Nieuwsbrief verschijnt veelal maandelijks of zo veel vaker als daartoe
aanleiding is.
Alle geregistreerde leden ontvangen de digitale Nieuwsbrief op hun e-mailadres.
Mocht het desbetreffende lid geen e-mailadres hebben dan dient hij/zij dat door te geven
aan de secretaris, waarna bij hoge uitzondering een passende voorziening kan worden
getroffen.
Naast de digitale Nieuwsbrief hanteert de vereniging de TV Langeland website om intern
en extern belangstellenden te informeren over alle diensten en activiteiten van de
vereniging.
Aan het begin van het verenigingsjaar verschijnt het TV Langeland Magazine, waarin
belangrijke informatie over het komend verenigingsjaar is vastgelegd. In het magazine is
eveneens plaats voor advertenties van de sponsors van de vereniging
Artikel 36
Publicaties in de digitale Nieuwsbrief worden, daar waar het dit betreft, geacht in de plaats
te treden van bij de Statuten, dit Huishoudelijk Reglement en overige reglementen van de
vereniging voorgeschreven kennisgeving aan leden.

SLOTBEPALING
Artikel 37
Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en/of
dit huishoudelijk reglement.
Artikel 38
De gelden van de vereniging mogen niet op speculatieve wijze worden belegd.
Artikel 39
In alle gevallen waarin in dit Huishoudelijk Reglement niet voorziet en waarin het bestuur
binnen de grenzen van de Statuten kan voorzien, beslist het bestuur.
Artikel 40
Niemand kan voor enige nalatigheid onbekendheid met dit reglement voorwenden.
Artikel 41
Aldus geactualiseerd, gewijzigd en vastgesteld door de algemene ledenvergadering van de
vereniging op 16 maart 2022.